Un document précisant les objectifs, le programme et les modalités d'organisation, d'évaluation et de sanction de la formation est annexé au contrat de professionnalisation.
(Art. D. 6325-11 CT)

Les actions d'accompagnement ainsi que les enseignements généraux, professionnels et technologiques mentionnés à l'article L. 6325-13 mis en place dans le cadre d'un contrat de professionnalisation par un organisme de formation ou un établissement d'enseignement donnent lieu à la signature, entre l'entreprise et l'organisme de formation ou l'établissement d'enseignement, d'une convention précisant les objectifs, le programme et les modalités d'organisation, d'évaluation et de sanction de la formation.
(Art. D. 6325-12 CT)

L'employeur adresse à son OPCA le contrat de professionnalisation (CERFA - Pour consulter le CERFA dans la bibliothèque, cliquez ici) accompagné du document précisant les objectifs, le programme et les modalités d'organisation, d'évaluation et de sanction de la formation est annexé au contrat de professionnalisation, au plus tard dans les 5 jours calendaires qui suivent le début de l'exécution du contrat.
La réglementation précise que l'OPCA réalise le contrôle de conformité et examine la demande de prise en charge sur la base de ces deux documents.

Si le salarié est ressortissant d'un état tiers à l'Union Européenne, à la Confédération Helvétique ou non partie à l'Espace Economique Européen (EEE), l'employeur n'est pas tenu de transmettre à l'OPCA le titre de séjour et l'autorisation de travail de son salarié. Il relève donc de la seule responsabilité de l'employeur de vérifier l'existence de ces pièces avant le début de l'exécution d'un contrat de professionnalisation.

Les informations portées sur le CERFA "contrats de professionnalisation" adressé par l'employeur à l'OPCA sont réputées exactes et strictement identiques à celles portées sur les autres exemplaires.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

Le code du travail ne prévoit pas de délai entre la fin du contrat aidé et la conclusion du contrat de professionnalisation, il suffit donc que le salarié recruté ait déjà été bénéficiaire d'un contrat aidé avant la conclusion du contrat de professionnalisation. Si l'employeur et le salarié souhaitent bénéficier des modalités particulières prévues aux articles L. 6325-1, L. 6322-14 et L.6332-14, la dernière situation du salarié doit être indiquée dans le CERFA "contrat de professionnalisation" est "emploi en contrat aidé".
(Circ. DGEFP n°2012/15)

L'employeur adresse le contrat de professionnalisation, accompagné du document annexé à ce contrat, à l'OPCA, au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début du contrat.

A compter du 1er septembre 2016 :
L'employeur transmet, sous une forme dématérialisée, les documents prévus […] au moyen du [portail de l'alternance – www.alternance.emploi.gouv.fr].
Les décisions d'accord ou de refus de prise en charge […] sont notifiées à l'employeur au moyen du service dématérialisé mentionné au précédent alinéa.
Ces décisions sont également adressées au [DIRECCTE] du lieu d'exécution du contrat par l'intermédiaire du service dématérialisé […].
(Art. D. 6325-1 CT)

Il est conseillé aux employeurs de déposer le dossier avant le début d'exécution du contrat de professionnalisation, afin de s'assurer auprès de l'OPCA de sa conformité et de la prise en charge des dépenses de formation.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

Le portail de l'alternance www.alternance.emploi.gouv.fr permet de :
Accéder aux offres d'emploi et de formation en alternance (contrat de professionnalisation et d'apprentissage) ;
Simplifier les démarches et les procédures administratives dans le recrutement des salariés en contrat d'alternance, avec notamment une aide au choix du contrat et un simulateur de calcul de la rémunération ;
Permettre à l'employeur de remplir en ligne le formulaire CERFA et, à terme, de le transmettre sous forme dématérialisée à son OPCA et suivre l'état d'avancement de sa demande.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

Dans le délai de 20 jours à compter de la réception du contrat et du document annexé à ce contrat, l'organisme collecteur se prononce sur la prise en charge financière.
- Il vérifie notamment que les stipulations du contrat ne sont pas contraires à une disposition légale ou à une stipulation conventionnelle.
- Il notifie à l'employeur sa décision relative à la prise en charge financière.
- Il dépose le contrat, accompagné de sa décision, auprès du DIRECCTE du lieu d'exécution du contrat, sous une forme dématérialisée.

A noter :
A compter du 1er septembre 2016, l'obligation de dépôt auprès du DIRECCTE sous forme dématérialisée est déjà précisé par l'article D. 6325-1.

A défaut d'une décision de l'OPCA dans ce délai, la prise en charge est réputée acceptée et le contrat est réputé déposé.
(Art. D. 6325-2 CT)

Le délai de 20 jours est calculé à compter de la date de réception du contrat.
Par contrat, il convient d'entendre les éléments suivants obligatoires :
Les rubriques du CERFA dûment renseignées ;
Le document précisant les objectifs, le programme et les modalités d'organisation, d'évaluation et de sanction de la formation est joint en annexe.

Il ne relève pas de la responsabilité de l'OPCA de contrôler les conditions de formation du contrat qui lui a été adressé par l'employeur.

Lorsque l'OPCA constate que le dossier transmis par l'entreprise est incomplet ou que des rubriques du CERFA ne sont pas renseignées, rendant impossible l'instruction du contrat, l'OPCA demande à l'employeur de transmettre les informations manquantes dans un délai conseillé de 5 à 10 jours au plus, compte tenu du délai global dans lequel l'OPCA est fondé à constater la non-conformité du contrat et donc à refuser la prise en charge de la formation par décision motivée.
L'employeur doit transmettre les pièces manquantes ou compléter les rubriques incomplètes dans ce délai. A défaut et au plus tard au 20ème jour de la date de réception du contrat, l'OPCA ne pourra que déclarer le contrat non-conforme et refuser la prise en charge du contrat resté incomplet.

Dés lors que l'OPCA constate que le dossier est complet :
Si le contrat n'est pas conforme, l'OPCA peut :
- Demander à l'employer de modifier les rubriques erronées dés lors que le délai global de 20 jours permet à l'OPCA d'envisager les modifications nécessaires,
- A défaut, refuser la prise en charge financière de la formation. Dans ce cas, le contrat ne peut être qualifié de contrat de professionnalisation et ne peut se poursuivre que dans les règles dites de droit commun ;
Si le contrat est conforme aux règles légales et conventionnelles mais ne rempli pas les critères de prise en charge, il ne fait donc pas l'objet d'une prise en charge financière de l'OPCA mais est néanmoins déposé auprès de la DIRECCTE.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

Passé le délai de 20 jours calendaires dont dispose l'OPCA et à défaut d'une notification motivée, la prise en charge est réputée acceptée et le contrat réputé déposé auprès de la DIRECCTE.

Le courrier notifiant les avis de conformité et de décision de prise en charge adressé par l'OPCA à l'employeur (et au salarié en cas de refus de la prise en charge financière au motif que les stipulations du contrat sont contraires à une disposition légale ou à une stipulation conventionnelle) comporte obligatoirement (et non exclusivement) :
Le nom, prénoms et date de naissance du salarié ;
Le nom et prénom de l'employeur ou raison sociale ;
L'adresse et le numéro SIRET de l'établissement ou est exécuté le contrat, ou de l'entreprise de travail temporaire s'il s'agit d'un contrat de travail temporaire ;
La date de l'avis sur la conformité du contrat ;
La décision de prise en charge financière ;
Les dates de début et de fin du contrat de professionnalisation ou de l'action de professionnalisation d'un CDI ;
Les modalités de financement de la formation et les justificatifs susceptibles d'être demandés en la matière.

En cas de refus de prise en charge des dépenses de formation, les contrats de professionnalisation font l'objet d'un réexamen dans le cadre d'une procédure mise en place par les partenaires sociaux. Les secrétaires techniques nationaux du CPNFP (Comité Paritaire National pour la Formation Professionnelle) émettent un avis sur le bien fondé de chaque refus de prise en charge par un OPCA. (Circ. DGEFP n°2012/15)

Lorsque le contrat de professionnalisation n'est pas conforme aux dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles, l'OPCA refuse la prise en charge des dépenses de formation. Les règles relatives au contrat de professionnalisation, notamment en matière de salaire, ne sont pas applicables.
Pour un contrat de professionnalisation conforme, il peut en refuser la prise en charge financière en cas de difficultés de trésorerie.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

Oui, les contrats de professionnalisation d'une durée comprise entre 6 et 12 mois et dont la durée de formation est comprise entre 15 et 25% de la durée globale du contrat peuvent être signés, instruits par l'OPCA, et pris en charge financièrement par l'OPCA au taux de 9,15 € de l'heure.
En revanche, en l'absence d'accord conventionnel, les contrats de plus de 12 mois ou ceux dont la durée de formation est supérieure à 25% de la durée totale du contrat, ne peuvent ni être signés, ni être instruits par l'OPCA, ni être pris en charge financièrement par l'OPCA.
La seule exception à ce principe concerne les contrats de professionnalisation conclus avec les personnes mentionnées à l'article L. 6325-1 du code du travail. Même en l'absence d'accord conventionnel, des contrats d'une durée supérieure à 12 mois peuvent être conclus, instruits par l'OPCA, et pris en charge financièrement.
(Circ. DGEFP n°2012/15)

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